Здравствуйте!
Изучив предоставленную ситуацию, могу сказать следующее:
Одобрено.
С Заместителем будет проведена беседа по данному поводу, согласен, что дробовика у вас не было, заместитель перепутал при росписи ответа.
По поводу администратора - будет проведена строгая беседа, ведь ситуация...